Personvernerklæring, informasjonskapsler og offentlighet

Personvernerklæring

Hvem er behandlingsansvarlig

Rådmannen er overordnet behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger i Kongsvinger kommune. Det er enhetsledere i de ulike enhetene som har det daglige ansvaret for å oppfylle behandlingsansvarliges plikter.  Kontaktinformasjon til disse finnes på kommunens hjemmeside.

Databehandleravtaler mellom Kongsvinger kommune og leverandørene regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Avtalene skal ivareta personopplysningsloven, og sikre at praksis for behandling av personopplysninger er i tråd med Datatilsynets anbefalinger.

Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg?

Vi behandler i stor grad personopplysninger basert på lovhjemmel i forbindelse med saksbehandling innenfor kommunens forvaltningsområder, når vi yter andre kommunale tjenester samt ved bruk av digitale skjema og innlogging på våre nettsider (se mer informasjon under). I noen tilfeller behandles også personopplysningene dine for å oppfylle en avtale med deg.

Behandlingen skjer alltid innenfor de lover og forskrifter som regulerer samfunnsoppdraget og våre offentlige plikter. Dette gjelder blant annet forvaltningsloven, arkivloven, plan- og bygningsloven, lov om helse- og omsorgstjenester, helseregisterloven, opplæringsloven og personopplysningsloven samt personvernforordningen.

I noen tilfeller behandler vi også personopplysninger basert på ditt samtykke. I slike tilfeller skal du få informasjon om behandlingen før samtykket avgis. Dette kan for eksempel være i forbindelse med velferdsteknologi, spørreundersøkelser, konkurranser, bruk av bilder, markedsføring eller annet. Et samtykke kan alltid trekkes tilbake ved at du tar kontakt med kommunen.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

De vanligste personopplysningene vi behandler er navn, fødselsnummer, adresse, e-post og telefonnummer sammen med de opplysningene som er nødvendige for å behandle saken din. Dersom det er av betydning for saken behandles også opplysninger om barn, ektefelle eller samboer.

For helse-og omsorgssektoren, barnevern, og oppvekstsektoren behandles også opplysninger om helse- og personlige forhold.

I oppvekstsektoren behandles også opplysninger om elevenes bruk av kommunens digitale verktøy.

Hvor henter vi opplysninger fra?

Vi henter opplysninger fra deg direkte når du søker om en tjeneste eller melder en sak eller lignende. I enkelte tilfeller kan du samtykke til at vi innhenter ytterligere opplysninger på vegne av deg, fra for eksempel NAV, skattemyndigheter eller andre nasjonale registre.

For å yte lovpålagte tjenester innhenter vi i enkelte tilfeller opplysninger fra folkeregisteret, for eksempel for å tilby skole og helsestasjonstjenester til barn. Kommune har da egen lovhjemmel for å innhente slike opplysninger.

Hvordan behandler vi dine personopplysninger?

Kongsvinger kommune benytter egne fagsystemer tilpasset den enkelte sektor for å gjøre saksbehandling eller dokumentere at det utføres tjenester.

Opplysningene ligger i systemet så lenge din sak er aktiv, for eksempel så lenge vi yter deg tjenester eller behandler din sak. Etter dette overføres opplysningene som regel sammen med saken til arkivet for å kunne dokumentere hvilke tjenester du har fått, eller hva som har skjedd i saken din. Se mer under om lagringstid.

Hvem har tilgang til personopplysningene dine?

Det er kun ansatte i kommunen med tjenstlig behov som har tilgang til dine opplysninger. Dette er som regel kun ansatte som jobber med saken din eller grupper av ansatte som yter deg tjenester.

Alle ansatte i kommunen har taushetsplikt. De ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg, dersom du ikke har gitt samtykke til dette.

I enkelte saker er taushetsplikten særlig streng.

Hvordan tar vi vare på dine personopplysninger?

Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene vi innhenter og bruker i vår saksbehandling er tilstrekkelig sikret. Vi har på bakgrunn av risikoanalyser innført rutiner som skal gi nødvendig sikkerhet. Kommunen har et eget internkontrollsystem som følger opp dette:

• Vi sørger for at kun ansatte som har et tjenstlig behov for det, får tilgang til opplysningene om deg.
• Videre sikrer vi at opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.
• Vi sørger for at personopplysningene er tilgjengelige for ansatte når disse skal utføre sine arbeidsoppgaver for å gi deg en best mulig tjeneste.
• Vi revurderer våre rutiner regelmessig slik at sikkerheten til enhver tid er så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, følges dette grundig opp.

Våre bygninger er sikret med adgangskontroll, i enkelte tilfeller er også etasjene sikret.

De ansatte i kommunen skal gjennomgå opplæring i informasjonssikkerhet og behandling av personopplysninger.

Hvem deler vi personopplysningene dine med?

Vi utleverer ikke dine opplysninger til andre, med mindre du har samtykket til det, eller i tilfeller der kommunen har egen lovhjemmel til slik utlevering.

Kommunen benytter eksterne leverandører til fagsystemer og andre systemer som behandler personopplysninger. I slike tilfeller inngås det databehandleravtale med leverandøren som regulerer sikkerheten rundt behandlingen av personopplysninger for å sikre at personvernet blir ivaretatt. En databehandler kan aldri se eller behandle dine personopplysninger til egne formål.

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med innhentingen og i henhold til interne prosedyrer på dette.

Arkivloven bestemmer ofte at lagring er nødvendig også utover det opprinnelige formålet. Det skal i slike tilfeller treffes ekstra sikkerhetstiltak for å beskytte opplysningene.

Dersom grunnlaget for behandlingen ikke lenger er tilstede skal opplysningene slettes. Dette gjelder for eksempel dersom du trekker et samtykke tilbake.

Hvilke rettigheter har du som registrert?

Du har rett til innsyn

Du kan henvende deg til en hvilken som helst av våre enheter og be om å få vite hva slags personopplysninger vi har registret om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager. Det er nødvendig at du legitimerer deg før vi kan behandle din innsynsbegjæring.

Du kan kreve at feil blir rettet

I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men oppdager du selv at noe er feil – gi beskjed til oss, så retter vi dette så raskt som mulig.

Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel Regnskapsloven og Arkivloven. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at disse blir slettet.

Du skal kunne utøve dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette gratis.

Mulighet til å klage

Hvis du mener at vi ikke behandler personopplysningene på måten regelverket krever, kan du klage til Datatilsynet. Informasjon om hvordan du bør gå frem finner du på Datatilsynet sine nettsider.

Personvernombud i Kongsvinger Kommune

Det er etablert felles personvernombud for flere kommuner i Kongsvingerregionen. Kongsvinger kommune er vertskommune for samarbeidet.

Personvernombudet er rådgiver for kommunen slik at personopplysninger behandles på en trygg måte i tråd med personvernregelverket. Personvernombudet skal også bistå innbyggerne med å ivareta sine rettigheter.

Kontaktinformasjon til personvernombudet:

Marie Skarstad

e-post: personvernombud@kongsvinger.kommune.no

Digitale tjenester

Digitale skjema

Når du fyller ut digitale skjema eller benytter deg av innloggede tjenester vil dine personopplysninger (for eksempel navn, e-postadresse og telefonnummer) bli registrert av Kongsvinger kommune. Informasjonen som blir sendt inn vil bli behandlet som fortrolig, så sant du ikke har gitt samtykke til noe annet. 

Opplysningene vil være tilgjengelig for saksbehandlende enhet i Kongsvinger kommune, og benyttes til sakens opprinnelige formål. Avsluttede saker vil være tilgjengelig i kommunens sentrale arkiv. Dine personopplysninger behandles i henhold til kommunens generelle personvernerklæring og interne prosedyrer for blant annet håndtering, lagring, tilgangsstyring og sletting av personopplysninger.

Innlogging – Minside og Minfaktura 

Alle pålogginger lagres. Formålet er å oppdage mislykkede påloggingsforsøk, hindre mulig «innbrudd» og å se når du sist logget seg på. Påloggingstabellen lagrer brukernavn, dato og tidspunkt, nettsted. I gitte tilfeller lagres også din IP-adresse og nettleser.

«Gi tilbakemelding»

Nederst i noen av artiklene på nettstedet finner du en funksjon der du kan gi tilbakemelding. Vi bruker tilbakemeldingen til å forbedre innholdet på nettstedet.

Informasjonskapsler (COOKIES)

Kongsvinger kommune benytter informasjonskapsler (cookies) og analyseverktøy på sine nettsteder. Dette gjøres for å innhente statistikk og informasjon om nettstedsbruken, for å forbedre brukeropplevelsen og for å videreutvikle nettstedet.

Nettstatistikk

Kongsvinger kommune benytter analyseverktøyet Siteimprove for å samle inn opplysninger om besøkende på www.kongsvinger.kommune.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Vi lagrer type nettleser, deler av din IP-adresse og hvilken side du har besøkt i webserverens logger. Disse loggene blir utelukkende brukt til arbeid rundt feilsøking og sikkerhet, og ingen data blir trukket ut eller brukt fra disse loggene. Loggene slettes etter et gitt intervall (normalt 4 uker).

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, slik som www.kongsvinger.kommune.no. Kongsvinger kommune bruker ikke cookies til å generere statistikk (ut over webstatistikk-formål, se over). Vi kan dermed ikke spore din bruk av nettstedet tilbake til deg som enkeltperson.

Bruken av cookies er underlagt «cookie-paragrafen» i Ekomloven § 2-7b. Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker er informert om, og har samtykket til, hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med denne behandlingen er og hvem som behandler opplysningene.

Ved å gå inn og hente informasjon og/eller benytte tjenester på våre nettsider, samtykker du i at det settes informasjonskapsler i din nettleser - i og med at de fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer cookies. Informasjonskravet i Ekomloven anses som oppfylt ved at det er linket til denne erklæringen på nettstedets forside.

Det er CoreTrek AS som leverer publiseringsverktøyet CorePublish for vårt nettsted og som står for teknisk utvikling, drift og vedlikehold. CorePublish benytter følgende informasjonskapsler:

Hvordan unngå informasjonskapsler?

Som nettbruker kan du velge å avvise lagring og bruk av informasjonskapsler ("cookies"). Vi anbefaler Post- og teletilsynets nettsted nettvett.no for beskrivelse av hvordan du kan akseptere eller avvise informasjonskapsler ("cookies").

Vi gjør oppmerksom på at dersom du velger å blokkere informasjonskapsler kan dette medføre at enkelte tjenester på nettstedet ikke fungerer optimalt eller at du ikke får tilgang til deler av nettstedet.

Offentlighet og innsyn

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle som spør om det, presse og andre, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig, enten den kommer i form av brev, telefaks eller e-post.

Alle henvendelser til oss, og svar vi gir ut, registreres i vårt journalsystem og blir publisert på våre offisielle postlister.  Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentligheten. Interne dokumenter kan også unntas offentligheten.